فضای کار اشتراکی اصطلاح نسبتا جدیدی است که در سال‌های اخیر با آن مواجه شده‌ایم. در حالت کلی می‌توان گفت فضای کار اشتراکی نقطه متقابل سازمان‌ها و کسب و کارهای سنتی است. زیرا سازمان‌های سنتی ساختاری سلسله مراتبی دارند. که در آن بخش‌های مختلفی وجود دارد. کارمندان هر بخش اتاق مجزایی دارند و در راستای هدف بخش خود در تلاش هستند. ایراد اصلی که می‌توان برای سازمان‌های سنتی در نظر گرفت این است که بخش‌های مختلف سازمان به صورت مجزا از هم عمل می‌کنند. در حالی که در کسب و کارهای امروزی ارتباط صمیمی و نزدیکی بین تمام اعضای تیم در بخش‌های مختلف وجود دارد. زیرا همگی در راستای یک هدف کلی که هدف اصلی سازمان است تلاش می‌کنند. اما مقوله فضای کار اشتراکی مبحث جدیدی است که در ادامه به بررسی آن می‌پردازیم.
اگر با محیط کاری استارتاپ‌ها و فضای کار اشتراکی آشنایی نداشته باشید، احتمالا در نگاه اول فعالیت تیم‌های کاری مختلف در کنار سایر فریلنسرها (آزادکارها) برای شما عجیب به نظر می‌رسد. اما امروزه دیگر تفکر سنتی رفته رفته رنگ می‌بازد. از این رو همه کسب و کارها دوست دارند خود را با قوانین و تفکرات جدید وفق دهند. اگر شما هم دوست دارید در مورد فضای کار اشتراکی بیشتر بدانید، با ما همراه باشید تا همه نکات مربوط به این محیط کاری را در اختیار شما قرار دهیم.
فضای کار اشتراکی چیست؟
معمولا بیشتر کسب و کارهای نوپا یا استارتاپ‌ها در آغاز کار خود بودجه‌ی کافی برای اجاره یا خرید محلی برای استقرار تیم کاریشان ندارند. اما واقعیت امر این است که تبادل نظر و همفکری اعضای تیم از مهمترین عوامل موفقیت آن است. این نیاز به کنار هم بودن و تبادل نظر در ابتدای هر کاری معمولا پررنگ‌تر است. اما کمبود بودجه معمولا تیم‌های کاری را با مشکلات متعددی مواجه می‌کند. فضای کار اشتراکی با فراهم کردن امکانات ضروری مورد نیاز، این امکان را برای تیم‌های کاری و فریلنسرها فراهم می‌کند که با حداقل هزینه بتوانند در محیط کاری مناسبی کار خود را آغاز کنند.
فضای کار اشتراکی معمولا شرکتی با فضای نسبتا بزرگ متشکل از چندین میز کار گروهی بزرگ و صندلی است. که افراد مختلف در ازای پرداخت مبلغ ناچیزی به صورت ماهیانه در آن مستقر می‌شوند.
نکته‌ی قابل توجهی که در زمینه فضای کار اشتراکی باید مد نظر قرار گیرد این است که تنها استارتاپ‌ها و کسب و کارهای جدید نیستند که برای ادامه یا آغاز کار خود در آن مستقر می‌شوند. بلکه فریلنسرها و افراد موفق بسیاری نیز وجود دارند که دوست دارند در فضایی کاملا پویا کار خود را ادامه دهند.
مزایای فضای کار اشتراکی
در نگاه اول شاید به این موضوع فکر کنید که همه کسب و کارهایی که در فضای کار اشتراکی فعالیت خود را آغاز می‌کنند. همواره به فکر تامین بودجه برای تعیین مکانی مستقل برای شرکت خود هستند. اما حقیقت این است که محیط پویای فضای کار اشتراکی و کنار هم بودن افراد پرانرژی مختلف با ایده‌های ناب و خاص و گرد هم آمدن افرادی با تخصص‌های مختلف، بهترین موقعیت برای پیشرفت هر کسب و کاری است. این فضاهای اشتراکی امکان ارتباط با تخصص‌های مختلف را برای اعضای تیم فراهم می‌کنند. از سوی دیگر نیز تعامل با افراد خبره و با تجربه در کنار کاهش هزینه‌ها، بهترین شرایط ممکن را برای تیم‌های کاری فراهم می‌کنند.
کسب و کاری را تصور کنید که می‌خواهد با حداقل هزینه دفتر کار مدرن و شیکی را برای خود ترتیب دهد. بنابراین به میز کارهای مدرن و مبلمان اداری شیک برای دکوراسیون دفتر کار خود نیاز دارد. اما در ابتدای کار ممکن است تحمل این هزینه برای شرکت‌های نوپا ممکن نباشد. از این رو حضور در دفتر کار اشتراکی یکی از بهترین راه‌ها برای صرفه‌جویی در هزینه و مدیریت صحیح مالی شرکت است. از این رو تقویت فرهنگ استفاده از چنین فضاهایی یکی از مهمترین مزیت‌هایی است که کسب و کارهای نوپا می‌توانند به راحتی به آن دست یابند.
یکی از مزایای فضای کار اشتراکی این است که امکان آشنایی با افراد مختلف و فراهم شدن بستری برای قراردادهای کاری متنوع است. این مزیت یکی از بهترین امکانات موجود برای فریلنسرها است. زیرا از طریق حضور در این فضاها می‌توانند علاوه بر تقویت روحیه‌ی اجتماعی خود با افراد مختلفی آشنا شوند و پیشنهادهای کاری مختلف دریافت کنند.
معایب فضای کار اشتراکی
اگر از جمله افرادی هستید که عادت به زندگی‌های چارچوبی و روتین دارید مطمئنا کار کردن در فضای کار اشتراکی برای شما طاقت فرسا و غیر ممکن خواهد بود. زیرا این محیط معمولا از اصول خاصی پیروی نمی‌کند. و تنها شرطی که در آن رعایت می‌شود رعایت سکوت و عدم ایجاد مزاحمت برای یکدیگر است. در این نوع محیط کاری معمولا محدودیتی برای چیدمان میز و گرد هم آمدن تخصص‌های مختلف وجود ندارد. بنابراین افرادی که در این محیط قرار می‌گیرند باید روحیه کار تیمی بالایی داشته و امروزی باشند. اما گاهی ممکن است در اثر رفت و آمدهای زیاد در این فضا تمرکز لازم برای انجام کارهای ضروری و مهم وجود نداشته باشد.
از طرفی نیز اگر برندسازی شما با استقرار شما در یک فضای کاری مشخص و معین در ارتباط است نیز احتمالا فضای کار اشتراکی برای شما مفید نخواهد بود. زیرا هر آن ممکن است به دلایل مختلف امکان حضور شما در فضای کار اشتراکی فعلی وجود نداشته باشد. در این صورت مجبور خواهید بود محل استقرار خود را عوض کنید. در این حالت اگر تغییر مکان فیزیکی شما موجب کاهش مشتری و یا عدم اعتماد آن‌ها به شما شود با مشکلات اساسی مواجه خواهید بود.
همچنین ممکن است زمینه‌ی فعالیت شما به شکلی باسد که مجبور هستید جلسات متعددی با مشتریان و همکاران خود برقرار کنید. در این صورت ممکن است در فضای کار اشتراکی دچار مشکلاتی شوید. زیرا بسیاری از این فضاها اتاق مخصوصی برای تشکیل جلسه ندارند. از سوی دیگر نیز در صورت تشکیل جلسه در سالن عمومی ممکن است برای سایر افراد حاضر در این سالن ایجاد مزاحمت کنید. بنابراین اگر در زمینه ارائه خدمات مشاوره فعالیت می‌کنید. یا به تشکیل جلسات متعدد با مشتریان و همکاران خود نیاز دارید. بهتر است قبل از مستقر شدن در فضای کار اشتراکی ، شرایط کاری خود را توضیح دهید. زیرا در غیر این صورت ممکن استمجبور به تحمل عواقب جبران ناپذیری باشید.
چرا برخی از افراد از حضور در فضای کار اشتراکی اجتناب می‌کنند؟
یکی از دلایلی که باعث می‌شود بیشتر افراد از حضور در فضای کار اشتراکی اجتناب کنند نداشتن روحیه کار تیمی است. زیرا بیشتر افراد عادت کرده‌اند که بدون ارتباط با سایر افراد به کار روزمره خود ادامه دهند. اما حقیقت این است که کسب و کارهای امروزی نیاز به روحیه کار تیمی و خلاقیت بالایی دارند. این خلاقیت نیز در راستای ارتباط با سایر افراد به دست می‌آید. بنابراین امروزه دیگر افراد گوشه گیر و با روابط اجتماعی پایین نمی‌توانند در حوزه‌های کاری مختلف موفق شوند. بلکه ایجاد روابط سازنده و حفظ روابط یکی از مهمترین مهارت‌های مورد نیاز عصر کسب و کارهای مدرن است.
بنابراین حتی اگر شما جزو افراد کم رو و با روابط اجتماعی پایین هستید. می‌توانید با حضور در فضای کار اشتراکی به تقویت روحیه‌ی اجتماعی خود پرداخته و مهارت‌های مورد نیاز برای برقراری یک ارتباط موثر را در ارتباط با سایر گروه‌ها و افراد حاضر در این فضا یاد بگیرید.
یکی دیگر از عواملی که باعث حضور کمرنگ افراد در فضای کار اشتراکی می‌شود تفکر کلیشه‌ای موجود در مورد محیط کار است. زیرا بسیاری از افراد تصور می‌کنند که محیط کاری باید دارای اتاق‌های مجزا و سلسله مراتب خاصی باشد. در حالی که در فضای کار اشتراکی به همه افراد فضای یکسانی تعلق می‌گیرد. و تنها تفاوتی که در این محیط‌ها وجود دارد تفاوت بین محل استقرار تیم‌های کاری و افراد مستقل است. بنابراین از بین بردن تفکر کلیشه‌ای موجود و تطبیق با شرایط کاری مدرن از جمله مهمترین عواملی است که افراد عصر حاضر باید در خود تقویت کنند.
دکوراسیون فضای کار اشتراکی چگونه باید باشد؟
احتمالا وقتی صحبت از فضای کار اشتراکی می‌شود شما محیطی مرتب با میزهای پشت سر هم و خاص را در ذهن خود مجسم می‌کنید. اما در حقیقت فضای کار اشتراکی فضای به خصوصی نیست. زیرا معمولا دکوراسیونی ساده و راحت برای این قبیل محیط‌ها انتخاب می‌شود. به جرات می‌توانم بگویم که فضای کار اشتراکی شباهت زیادی به محیط کار استارتاپ‌ها دارد. یعنی اصول خاص و دست و پا گیری در آن حاکم نیست. بلکه تمرکز و حرکت به سوی هدف است که در اولویت اهداف قرار می‌گیرد و کسب و کارها را هدایت می‌کند.
شالوده و اساس دکوراسیون فضای کار اشتراکی مانند محیط کاری استارتاپ‌ها میز کار گروهی است. البته این میز کارها بیشتر برای تیم‌هایی در نظر گرفته می‌شود که به صورت گروهی به رزرو مکان کاری مورد نظر خود می‌پردازند. و لزومی ندارد که حتما تمام میزهای موجود در فضای کار اشتراکی به صورت میز کار گروهی باشند. از سوی دیگر نیز معمولا میز کار گروهی به گونه‌ای طراحی می‌شود که افراد هنگام کار کردن مزاحمتی برای یکدیگر ایجاد نکنند. و تمرکز کافی بر روی کارشان داشته باشند.
شاید برایتان جال باشد که بدانید بیشتر محیط‌های کار اشتراکی دکوراسیون مدرن شبیه به طراحی داخلی شرکت گوگل دارند. یعنی معمولا از ایده‌های خلاقانه و متفاوت در طراحی داخلی و دکوراسیون این شرکت‌ها استفاده می‌شود تا افراد حاضر در آن با روحیه‌ی بیشتری بتوانند به کار خود ادامه دهند. اتاق‌های نشیمن دلباز و داشتن اتاق بازی از جمله مهمترین ویژگی‌های کسب و کارهای مدرن است که فضای کار اشتراکی مدرن نیز از این امر مستثنی نیست. بنابراین اگر به تازگی قصد دارید طراحی داخلی یک فضای کار اشتراکی را به عهده بگیرید. بهتر است در مرحله‌ی نخست به تقویت خلاقیت خود در طراحی داخلی محیط کار بپردازید.
معمولا برای فریلنسرها و افرادی که به صورت تکی و یا در قالب تیم‌های دو نفری وارد فضای کار اشتراکی می‌شوند. میزهای تک نفره‌ای نیز تعبیه می‌شود تا افراد بتوانند به راحتی و در کمال آرامش به کارهای خود برسند. اندازه این میزها نیز اصولا با زمینه‌ی فعالیت افراد رابطه مستقیم دارد. اما در حالت معمول اندازه استانداردی برای آن در نظر گرفته می‌شود.
یکی از مهمترین ویژگی‌های مثبت فضای کار اشتراکی انگیزه گرفتن افراد است. مطمئنا اگر شما هم حین انجام کارهای خود شاهد فعالیت و انرژی سایر افراد باشید. انرژی و انگیزه چندین برابری برای انجام کارهای خود به دست می‌آورید.