با وجود اینکه کاغذ بازی‌های اداری جای خود را به سیستم اتوماسیون داده است. و اطلاعات کسب و کارها در دیتابیس آن‌ها ذخیره می‌شود،تا به راحتی قابل ارزیابی و بازیابی باشد. اما هنوز هم فایل‌های کاغذی زیادی در بسیاری از کسب و کارها وجود دارند که باید به دقت طبقه‌بندی شوند.درحقیقت می‌توان گفت که سیستم اتوماسیون و اینترنتی شدن تنها نقش اتاق بایگانی کسب و کارها را کم رنگ کرده است. زیرا هنوز هم داشتن یک فایلینگ اداری مناسب، بهترین روش برای مرتب بودن دفتر کار است. بنابراین انتخاب و سفارش بهترین نوع فایلینگ اداری مورد نیاز بسته به زمینه فعالیت یکی از مهمترین عواملی است که باید مورد توجه قرار گیرد.
از گذشته تا کنون مدل‌های مختلفی از فایلینگ اداری در کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار گرفته است. بنابراین هر کسب و کاری باید بر اساس دکوراسیون داخلی خود و مدل‌های میز کار خود بهترین مدل فایلینگ اداری را برای خود انتخاب کند. در ادامه این مطلب نمونه‌هایی از جدیدترین مدل‌های فایلینگ اداری را برایتان گردآوری کرده‌ایم. شما نیز اگر به دنبال فایلینگ اداری مدرن هستید می‌توانید مدل دلخواه خود را بر اساس نیاز خود انتخاب کرده و از طریق دنیته سفارشی سازی کنید.
نمونه‌هایی از فایلینگ اداری مدرن برای مرتب نگه داشتن دفتر کار
می‌توان گفت فایلینگ اداری بهترین راه برای طبقه‌بندی فایل‌ها و پرونده‌هایی است که در محیط کار خود با آن‌ها سر و کار دارید. زیرا علاوه بر مرتب نگه داشتن دفتر کار باعث می‌شود که در سریع‌ترین زمان ممکن به فایل‌ها و پرونده‌های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید. امروزه مدل‌های مختلفی از فایلینگ اداری قابل تهیه هستند.
هر چند امروزه تنوع فایلینگ اداری بسیار زیاد است. اما هنوز هم بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند از مدل‌های قدیمی استفاده کنند. این سیستم معمولا شامل یک کمد با یک یا چند کشو است. اما در شکل زیر نمونه‌ای آمده است که در آن از کشوی کوچکی برای قرار دادن نامه‌های اداری و یک کشوی بزرگ برای قرار گرفتن پرونده‌ها تشکیل شده است. اگر حجم کاغذهایی که شما ملزم به طبقه‌بندی آن‌ها هستید زیاد نیست می‌توانید این مدل را سفارشی‌سازی کنید. البته رنگ این کمد فایلینگ می‌تواند به دلخواه شما و با توجه به رنگ دکوراسیون محل کارتان انتخاب شود.
اگر به عنوان مدیریت یک مجموعه فعالیت می‌کنید. احتمالا تمام فایل‌ها در نهایت به شما ختم خواهند شد. بنابراین باید بهترین سیستم فایلینگ را برای اتاق خود انتخاب کنید. زیرا از شما انتظار می‌رود به همه اتفاقاتی که در شرکت شما می‌افتد احاطه‌ی کامل داشته باشید. این امر نیز نیازمند یک سیستم فایلینگ قوی است. در شکل زیر نمونه‌ای از بهترین مدل فایلینگ اداری برای اتاق مدیریت آمده است. این سیستم نمای فوق‌العاده‌ای را به دفتر کار شما می‌بخشد.
اگر در کسب و کاری فعالیت دارید که می‌توانید بخش مجزایی را به عنوان بایگانی شرکت خود در نظر بگیرید. بهتر است در انتخاب کمد فایلینگ دقت زیادی به خرج دهید. زیرا هدف از سفارش و تهیه چنین کمد یا قفسه‌ای مرتب بودن دفتر کار و دسترسی آسان به فایل‌های مورد نیاز است. بنابراین بهتر است قفسه‌ای که برای این منظور تهیه می‌کنید بخش‌های مختلفی برای قرارگیری پرونده‌های مختلف داشته باشد.
یکی از مشکلات عمده‌ای که بسیاری از کارمندان با آن مواجه هستند شلوغ بودن میز کار آن‌ها است. اگر شما هم از جمله افرادی هستید که میز کار شلوغی دارید بهتر است سیستم فایلینگی برای میز کار خود ترتیب دهید. این سیستم به شما کمک می‌کند که علاوه بر به حداقل رساندن زمان لازم برای دسترسی به هر آنچه که بدان نیاز دارید. به شکل سازمان یافته‌ای میز شما را مرتب و در فضای استفاده شده توسط پرونده‌ها نیز صرفه‌جویی می‌کند. همچنین به منظور تقویت روحیه خود می‌توانید از فایل‌های رنگی برای این منظور استفاده کنید که انرژی بیشتری به شما بدهند.
در صورتی که فضای کافی برای قرار گرفتن کمد فایلینگ در دفتر کار شما وجود ندارد. می‌توانید از روش فایلینگ دیواری برای طبقه‌بندی اسناد مورد نیاز خود استفاده کنید. این سیستم بسیار کم حجم و با صرفه بوده و علاوه بر مرتب‌سازی دفتر کار، زیبایی ظاهری فوق‌العاده‌ای نیز به آن می‌بخشد. بهترین مکان برای قرار گرفتن این سیستم بالای میز کار شما است. زیرا دسترسی به فایل‌ها را نیز برای شما به آسانی امکانپذیر می‌کند.
در بسیاری از سازمان‌ها فایل هر بخش از مجموعه توسط کارمند مربوطه ثبت و ضبط می‌شود. در این حالت هر کارمند به یک سیستم فایلینگ شخصی نیاز دارد تا فایل‌های مربوط به بخش خود را در آن ثبت و نگهداری کند. در این حالت تهیه میزکارهایی با فایلینگ مجزا بهترین انتخاب برای مدیران است. در شکل زیر نمونه‌ای از یک میز کار مدرن با سیستم فایلینگ شخصی را با هم می‌بینیم.
بسیاری از ما تمایل داریم که در خانه نیز میز کاری را در گوشه دنجی از خانه داشته باشیم. زیرا گاهی ساعت کاری ما در محل کار به پایان نمی‌رسد. بلکه برای تحقیق و بررسی برخی مسائل باید خارج از ساعت کاری و در منزل به کسب اطلاعات بپردازیم. از این رو نیاز به یک میز کار شیک و تمیز با تمام امکانات که فضای زیادی نیز اشغال نکند هستیم. برای این منظور بهتر است میز کاری را انتخاب کنید که جمع و جور بوده و بخشی از آن به صورت فایلینگ باشد. زیرا در این صورت به راحتی می‌توانید بدون ایجاد کوچکترین مشکلی در منزل نیز به انجام کارهای خود بپردازید.
آنچه تا کنون دیدیم نمونه‌هایی از انواع فایلینگ اداری بود که در کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. اگر شما هم به دنبال یک سیستم فایلینگ خاص هستید می‌توانید از طریق دنیته سفارش خود را ثبت کنید. دنیته به شما کمک می‌کند تا در کمترین زمان ممکن و با هزینه مناسب تمام تجهیزات اداری خود را فراهم کنید.